Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Сопроводительное письмо для документов образец

Сопроводительное письмо для документов образец

Сопроводительное письмо для документов образец

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

  • Документы

Сопроводительное письмо к документам является приложением к различным бумагам. Оно содержит наименование отправляемого договора или документа, а также действия получателя.

Подобное письмо относится к деловой документации и нередко сопровождает договор.

Образец сопроводительного письма должен быть на любом предприятии. Многие компании предпочитают разрабатывать свои образцы, в других фирмах в качестве основы используют шаблоны из интернета.

В письме находит отражение перечень отправленной документации и краткое описание.

Подобная бумага отправляется, когда в документах отсутствует адресная часть. Важно подчеркнуть, что информационная нагрузка в письме отсутствует, его функция заключается в:

  1. Определении дальнейших действий адресата;
  2. Подтверждении какого-либо события;
  3. Установлении срока, отведенного на исполнение определенных действий.
  4. Обозначении перечня предоставленных бумаг;

Написание сопроводительного письма продиктовано деловым этикетом.

Сопроводительные письма уместны при отправке договоров в государственные органы и многие другие.

Это облегчает задачу при необходимости подтверждения передачи пакета, а также обращения внимания на важные моменты.

Вы можете передать просьбу, обозначить перечень необходимых действий и определить сроки ответных мероприятий. Сопровождение уместно при отправке:

  1. Отчетов в контролирующие органы;
  2. Коммерческих приложений;
  3. Акта сверки;
  4. Исполнительной документации и др.
  5. Кадровых документов;
  6. Документации в налоговую;
  7. Договора на подпись;

Такое сопровождение может прилагаться к бумагам, которые вы передаете лично, либо с курьером, а также обычной или электронной почтой.

Документ составляется секретарем, либо сотрудником, который отвечает за отправленные бумаги. Одна из главных функций письма – перечисление документов.

В нем указываются не только наименования всех бумаг, но и количество листов, на которых они составлены, число копий, наличие приложений. Сопроводительное письмо составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у отправителя, на нем указывается дата и время получения письма адресатом. Роль сопроводительного письма огромна:

  1. При получении конверта сотрудники компании внесут номер в свой журнал входящей корреспонденции.
  2. Получатель никогда не скажет, что документация не была получена;
  3. Текст всегда обратит пристальное внимание адресата на сам договор;

Все это во многом облегчает работу, особенно, когда речь идет о необходимости заключения договора.

Правила составления письма не обозначены в нормативно-правовых актах это значит, что единого образца оформления нет. Бумага оформляется произвольно, но при ее составлении необходимо учесть важные моменты:

  1. В правом углу указывается адресат;
  2. Укажите, для чего вы отправляете письмо, какие документы оно призвано сопроводить. При отправке договора поставки попросите получателя ознакомиться с ним, а затем прислать с печатью и подписью главы компании. Иногда стоит упомянуть, что при несогласии с какими-то пунктами, получатель документов может написать протокол разногласий;
  3. В левом углу необходимо проставить исходящий номер;
  4. Текст печатают на фирменном бланке компании;
  5. Помните о деловой этике. В текст необходимо включить следующие словосочетания: «просим Вас», а также «с уважением» и т.п.

Важные моменты могут быть выделены в тексте курсивом или жирным шрифтом.

«Приложения» являются основным разделом документа, в нем перечисляется вся документация. На сопроводительном письме должна стоять подпись руководителя, либо его заместителя или другого лица, которое имеет право подписи такой документации.

Им может быть ответственный специалист, либо руководитель подразделения. Финансовую документацию подписывает бухгалтер.

Исходящая корреспонденция оформляется на фирменном бланке компании, таковы общепринятые правила.

Бланк содержит реквизиты компании, полный почтовый адрес и прочую контактную информацию.

Требования к оформлению документа отсутствуют, но при написании письма всегда придерживайтесь правил деловой переписки, избегайте двусмысленности.

Несмотря на то, что документ не несет в себе смысловой нагрузки, он выполняет несколько важных функций:

  1. Подтверждает отправку;
  2. Позволяет перечислить все приложения и документацию;
  3. Включает инструкцию по обращению с договорами;
  4. Дает возможность определить срок исполнения, так как содержит регистрационные данные.

Содержание сопроводительного письма должно быть кратким, лаконичным и без двусмысленности.

Необходимо четко обозначить, что вы отправляете, для чего, каков список документов и что с ними делать. Текст можно разделить на 2 части:

  1. Просьба вовремя написать ответ (согласовать, ознакомиться и т.п.).
  2. Сообщение об отправке документов;

Послание содержит сведения о получателе и отправителе. Текст обычно начинается со слов: «Отправляем вам…», либо «Высылаем Вам».

Далее следует обобщенное наименование документов, к которым вы приложили сопровождение.

В следующей фразе обозначена цель:

  1. Ознакомление;
  2. Заполнение.
  3. Подписание;

Название всех документов обозначается в другом разделе. Вы можете проинструктировать получателя, какие действия необходимо предпринять и в какие сроки.

Используются фразы, которые начинаются со слова «прошу»:

  1. Обеспечить конфиденциальность информации;
  2. Подтвердить получение письма;
  3. Согласовать, написать комментарии или составить протокол разногласий и т.п.
  4. Подписать в установленный срок;

Главная отметка касается наличия приложений. Документы не просто перечисляются, необходимо указать количество страниц и приложений, а также число экземпляров.

Сопроводительное письмо теряет смысл при отсутствии этой информации.

Большое количество приложений оформляется на отдельном листе, который может называться «Опись приложений к письму №_____ от _________.» Наличие описи должно найти отражение в тексте письма. Помните о том, что на сопровождение возлагается учетная функция всех отправленных адресату документов. Некоторые организации предпочитают указывать в письме срок исполнения.

Они включают фразу:

«Прошу подписать документ и вернуть в десятидневный срок»

, либо «Срок подписания документа составляет 3 дня». Такие фразы не всегда уместны, потому что по правилам деловой переписки получатель может ответить на письмо в течение 30 дней.

Только вышестоящая инстанция имеет право указать обязательный срок исполнения.

В некоторых случаях срок ответа оговорен в соглашении. Мы уже упоминали о том, что единого образца заполнения не существует. Ситуации бывают разными. В каждом конкретном случае руководитель захочет подчеркнуть то, что важно для него. Для упрощения работы с подобными письмами предлагаем вам примеры.
Для упрощения работы с подобными письмами предлагаем вам примеры. 1 file(s) 25.00 KB 1 file(s) 24.50 KB 1 file(s) 25.00 KB 1 file(s) 25.00 KB 1 file(s) 27.50 KB Каждый из примеров содержит общие моменты, но на их основе вы сможете разработать свои собственные шаблоны, которые позволят сократить время на оформление сопроводительных писем.

Сопроводительное письмо могут подписывать разные лица. Чаще всего сопровождение подписывает директор, либо его заместитель, особенно, когда речь идет об отправлении коммерческого предложения о сотрудничестве.

Если бухгалтер составил письмо для отправки контрагентам первичных документов, достаточно подписи главного бухгалтера. В письме необходимо указать, что получателем является главный бухгалтер контрагента.

В других случаях допустима подпись начальника подразделения или ведущего специалиста. Сопроводительное приложение наделено и другими особенностями:

  1. Адресат присвоит письму входящий номер, который укажет на втором экземпляре.
  2. Все контактные данные указываются ниже основного текста, чтобы адресат мог связаться с вами при возникновении вопросов;
  3. Сопроводительное письмо должно быть зарегистрировано, ему присваивается исходящий номер;

Важно отметить, что подобное послание теряет актуальность после того, как получатель ознакомился с ним. Достаточно убедиться, что все документы прибыли по списку.

На письме необходимо проставить пометку о регистрации, затем оно передается руководителю. Он ставит резолюцию и назначает ответственное лицо, которое может разобраться в рассматриваемом вопросе. Срок хранения письма соответствует сроку хранения добавленных приложений.

Похожие

Сопроводительное письмо к договору

557 Организации могут обмениваться друг с другом различной документацией для подписания, в том числе и договорами.

В этом случае принято вместе с бумагами прикладывать сопроводительное письмо. В нем указывают, какие документы были отправлены и какие действия с ними компания ожидает от получателя. Разберемся, как составить сопроводительное письмо к договору.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Проверено экспертом
  3. Бланк и образец
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано. Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания. Функции такого письма:

  • Указания к действию для получателя. Например: подтвердить получение, подписать и вернуть один экземпляр.
  • Подтверждение факта отправки важных документов.
  • Опись пересылаемых бумаг. Обязательно отмечают количество экземпляров и листов документов.
  • Напоминание о сроках исполнения действий.

Письмо должно иметь исходящий номер.

Документ рекомендуют составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе.

Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом. Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота.

Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю.

Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его. Это делается для подтверждения получения бумаг.

Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем. Не нужно писать слишком длинный текст. Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.

Текст должен быть написан с использованием официально-делового стиля, без орфографических и любых других ошибок. Письмо оформляют на фирменном бланке организации.

Что требуется указать в письме:

  • Наименование документа.
  • Дату отправления сопроводительного письма.
  • Исходящий номер. Организации регистрируют всю исходящую корреспонденцию в специальном журнале. Нумерация должна производиться в соответствии с правилами, прописанными в ЛНА компании.
  • Далее — устойчивые выражения: «Высылаем Вам…», «Направляем Вам…» и т.п.
  • Затем обозначают цель отправления. Уместна такая формулировка: «Просим подписать и один экземпляр возвратить в срок до…».
  • Текст письма:
    • Начинать нужно со стандартного обращения: «Уважаемый …!».
    • Далее — устойчивые выражения: «Высылаем Вам…», «Направляем Вам…» и т.п.
    • После этого перечисляют документы, которые были отправлены. В нашем случае это договор. Если есть какие-либо прилагающиеся документы, то можно просто указать, что договор с приложениями, а в конце письма перечислить их
    • Затем обозначают цель отправления. Уместна такая формулировка: «Просим подписать и один экземпляр возвратить в срок до…».
    • Перечисляют прилагающиеся к письму документы с количеством листов в них. Это могут быть, кроме самого договора, график платежей, план поставок и т.д. Нужно указать еще и итоговое количество экземпляров и количество листов.
  • Заканчивают письмо подписью руководителя организации. Обязательно указывают его должность и ФИО. Поставить подпись может и уполномоченное на это лицо.
  • Кому предназначается письмо (этот блок располагается в правом верхнем углу).

    Как правило, указывают руководителя компании.

  • После этого перечисляют документы, которые были отправлены. В нашем случае это договор. Если есть какие-либо прилагающиеся документы, то можно просто указать, что договор с приложениями, а в конце письма перечислить их
  • Начинать нужно со стандартного обращения: «Уважаемый …!».
  • Перечисляют прилагающиеся к письму документы с количеством листов в них.

    Это могут быть, кроме самого договора, график платежей, план поставок и т.д. Нужно указать еще и итоговое количество экземпляров и количество листов.

  • Наименование и реквизиты компании, отправляющей договор. Указывают полное название, ИНН, КПП, юридический адрес, контактный телефон.

    Если письмо составляют на фирменном бланке компании, то эта информация уже будет включена в текст.

Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий» Адрес: 427960, г. Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, оф.12 А, ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, тел.: 8 (34147) 2-22-22 Генеральному директору ООО «Сатурн» Николаеву Семену Семеновичу Исх.

№ 34526-2 «23» июля 2020 года Уважаемый Семен Семенович! Высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров № 456 от «20» июля 2020 года с приложениями. Просим подписать его и один экземпляр возвратить нам в течение 7 дней.

Приложение:

  • Договор поставки № 456 от «20» июля 2020 года в 2 экземплярах на 8 листах.
  • График платежей б/н в 2 экземплярах на 2 листах.

Итого: 2 экземпляра на 10 листах. Генеральный директор ООО «Меркурий» Львов Иван Иванович Львов

Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

ОбразцыАвтор:Полина Гольцова Сопроводительное письмо о направлении документов — это обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг.

В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей. Скачать бланк сопровода Скачать образец сопроводительного письма с приложением документов в Word Скачать образец сопроводительного листа при возврате подписанной документации Скачать образец формы сопроводительного письма к документам Скачать образец сопроводительного письма с описью документов Скачать образец сопроводительной записки к документам на подпись Скачать образец сопроводительного письма к исполнительной документации Скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 Цели и задачи сопровода Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

  1. в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
  2. описываются передаваемые бумаги;
  3. страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
  4. соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

  1. при ответе на запрос коммерческого предложения;
  2. при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
  3. при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.

Структура сопроводительного письма С 01.07.2018, когда оформляете сопровод, следуйте общим требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016, где описано, как написать образец сопроводительного письма к документам. Его оформляют как на фирменном бланке, так и на чистом листе, желательно в печатном, а не рукописном виде.

Структура состоит из частей:

  1. реквизиты послания: дата и исходящий номер;
  2. обращение и вводная часть;
  3. должность и Ф.И.О. подписанта и сама подпись;
  4. информация об исполнителе.
  5. данные адресата;
  6. реквизиты отправителя. Если послание исполнено на бланке, вписывать их повторно не нужно, но если использован чистый лист, данные необходимо внести;
  7. заключительная часть;
  8. опись передаваемых бумаг;

По желанию отправителя послание скрепляется печатью организации.

Она не является обязательным требованием. Содержание Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как составить образец сопроводительного письма к документам: Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено. Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…».
Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…». Затем следует имя и отчество адресата.

Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц: «Направляем Вам…» либо, если бумаги направляются в ответ на предшествующий запрос от адресата, указать реквизиты этого обращения: «В ответ на Ваш запрос от ______ № _____ (вх. № ______)». Шаг 4. Составить опись.

В ней указываем:

  1. количество листов;
  2. ее наименование и реквизиты;
  3. допускается указать форму: оригинал, копия, нотариальная копия — при необходимости.
  4. количество экземпляров;
  5. номер бумаги по порядку в перечне;

Шаг 5.

Составить заключительную часть.

В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

  1. приобщить к материалам дела;
  2. рассмотреть в установленном порядке.
  3. подписать и возвратить отправителю;

Шаг 6.

Указать подписанта и подписать послание.

Исполнитель указывается внизу листа.

Помимо Ф.И.О., необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

Пример сопроводительного письма к документам ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» ИНН 1234567890 КПП 121001001 000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д.

1; тел. (812) 123-45-67 Генеральному директору ООО «Идеальный контрагент» Петрову П.П. № 124 от 28 октября 2020 г. Уважаемый Петр Петрович! В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 № 987 (Вх.

№ 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны. Приложение:

  • Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.
  • Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.

ИТОГО: 2 экз. на 9 листах. Директор ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

Исп. Сидорова С.С. (812) 111 22 33 0 Поделиться: Предыдущая записьИнструкция по составлению отчета о закупках у СМП и СОНО по 44-ФЗСледующая записьЗапрос цен по 44-ФЗ: составляем и размещаем в ЕИС 12.03.2020Как оформить тендерный кредит для исполнения госконтракта 12.03.2019Банковские гарантии по 44-ФЗ: зачем, как выглядят, где получить 12.03.2019Инструкция по составлению конкурсной документации

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке. Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо. 5 января 2020 Автор: Камалова Марина Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке. Чаще всего сопровождение оформляется:

  1. ;
  2. к акту сверки;
  3. к коммерческому предложению;
  4. к документации в налоговую инспекцию;
  5. к исполнительной документации;
  6. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  7. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  8. к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать.

На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации). Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату.

Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Переписка организаций регулируется .

Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  • Содержание.
  • Номер и дата обращения.
  • Перечень прилагаемых документов.
  • Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  • Контакты.
  • Лицо, подтверждающее достоверность.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства ().

При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх.

№… от …». В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка.

Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты. Разберемся, что писать в сопроводительном письме.

Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение.

Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел. Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него.
Для этого можно использовать такие фразы:

  1. прошу информировать установленным порядком.
  2. прошу подтвердить получение;
  3. прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  4. прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
  5. прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  6. прошу подписать и возвратить в срок;

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции.

При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.
Например:

  • Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  • Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных. Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Если работник не согласен с увольнением, считает, что его права нарушены, он может обратиться в суд для восстановления на работе.

Разберемся, как работнику составить судебный иск, и как — в случае положительного решения — работодателю восстановить его на работе.

15 октября 2020 Приказ о восстановлении на работе составляет кадровик предприятия в произвольной форме. Разберемся, как составить такой документ, и приведем образец грамотного заполнения для бюджетной организации.

14 января 2020 Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить. 13 января 2020 Справка о заработной плате — это документ, который подтверждает уровень дохода трудящегося гражданина.

Довольно часто сотрудники обращаются в бухгалтерию за такой бумагой. Разберемся, какие бланки использовать бюджетной организации и составим образец справки о среднем заработке. 1 февраля 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 к договору, образец которого Вы можете использовать в качестве примера при подготовке своего варианта, должно содержать информацию о том, какие действия с документами должен выполнить получатель: изучить, согласовать изменения или подписать.

Пишите текст сообщения конкретно и однозначными формулировками так, чтобы должностному лицу были понятны все действия в отношении направляемого документа и не возникало необходимости задавать дополнительных вопросы. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт» 115162, г. Москва, ул. Шаболовка, д.№11, офис 12 ИНН 771111122, КПП 77114115122, ОГРН 5071115541317 Исх.

№12 от 12.04.2018г. Филиал 1 ООО «Стандарт» на № от 305023, г. Курск, ул. 1-ая Прогонная, д.

11, офис 5 Генеральному директору Рокотову Н.С. О дальнейших действиях в отношении договора Отправляем Вам для инициации процедуры подписания экземпляры Договора № 45 от 19.09.2018г.

с компанией «Телестайл». Юридический департамент проверил договор на соответствие требованиям, текст согласован, можете подписывать. После получения оригиналов, необходимо направить копию подписанного договора в юридический департамент Управляющей компании в течение 3-х дней после подписания. Приложения:

  • Договор № 45 от 19.09.2018г. на 4 л. в 1 экз.
  • Приложение №1 к Договору № 45 от 19.09.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Лист согласования с руководителями подразделений Управляющей компании.

С уважением, Генеральный директор ООО «Стандарт» Усенко Усенко А.Ф.

Исполнитель: Секретарь приемной Макарова А.Д. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике .

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 После завершения переговоров о заключении договора между компаниями, подтверждения обеими сторонами согласия с условиями и формулировками документа, наступает этап его подписания и обмена экземплярами.

Перед отправкой подготовьте к договору на подпись и приложите к нему все необходимые документы. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Крисп» 153110, г. Москва, ул. Автозаводская, д.№11, офис 12 ИНН 7711111111, КПП 7711455111, ОГРН 5071114441313 Исх.

№12 от 12.04.2018г. ООО «Старт» на № от 150120, г. Москва, ул. Айвазовского, д.12, офис 2 Генеральному директору Крутикову А.М. О подписании договора Уважаемый Андрей Матвеевич!

Высылаем Вам для подписания экземпляры Договора № 25 от 11.04.2018г. и приложение к нему. Все разногласия урегулированы, юрисконсульты обеих компаний подтвердили отсутствие замечаний к тексту документа.

Просим направить наш экземпляр Договора и приложения с Вашей подписью и печатью в течение 5-ти рабочих дней. Приложения:

  • Договор № 25 от 11.04.2018г на 5 л. в 2 экз.
  • Приложение №1 к Договору № 25 от 11.04.2018г. на 1 л. в 2 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Крисп» Афанасьев Афанасьев П.П. Исполнитель: Секретарь приемной Ильиных М.С.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Передавая данные по СОУТ в Государственную инспекцию по труду, необходимо направить сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, которого вы можете взять за основу при подготовке письма. При определении перечня передаваемого пакета документов, необходимо уточнить все данные в юридическом департаменте организации, чтобы пакет документации полностью соответствовал требованиям, действующим на момент отправки письма.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Класс» 110110, г. Москва, Сигнальный проезд, д.№81, офис 28 ИНН 7711111312, КПП 771111216, ОГРН 5071222221714 Исх.

№43 от 15.06.2018г. ГИТ по г. Москва на № от 115582, Москва, ул. Домодедовская, д. 24, корп. 3 О предоставлении декларации СОУТ В соответствии с ФЗ-136 от 1 мая 2016 и Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 7 февраля 2014 г.

N 80н предоставляем Декларацию и сведения о результатах проведения СОУТ в ООО «Класс». Приложения:

  • Заверенная копия титульного листа отчета о проведении СОУТ на 1л. в 1 экз;
  • Копия сводной ведомости результатов проведения СОУТ на 2л. 1 экз.
  • Декларация соответствий условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда на 6 л. в 2 экз.
  • Заверенная копия заключения эксперта по результатам СОУТна 2 л. в 2 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Класс» Жирнов Жирнов Р.С.

Исполнитель: инженер по охране труда Летунов А.З.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Покупая товар или заказывая выполнение каких-либо услуг, ни одна компания не застрахована от того, что могут быть нарушены сроки поставки или выполненные работы будут некачественными. И если стороны не могут разрешить возникшие разногласия устно, то потребуется оформление рекламации и направление ее в адрес стороны, допустившей некачественное обслуживание.

Для начала процесса урегулирования потребуется направить пакет документов, составив к претензии, образец которого вы можете использовать в качестве примера.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Багратион» 100200, г. Москва, ул. Калужская, д.№101, офис 19 ИНН 7711144111, КПП 771122216, ОГРН 50712267243122 Исх. №134 от 26.11.2018г. ООО «Лина» 110100, г.

Москва, ул. Гагарина, д.2, офис 14 Генеральному директору Кондратьеву И.К.

Претензия к выполнению условий поставки В связи внарушением ООО «Лина» правил и сроков поставки продукции в адрес ООО «Багратион», направляем в Ваш адрес претензию по выполнению заявки на закупку № 245 от 02.11.2018г. По существу претензии так же направляем фотографии упаковки продукции, не соответствующей правилам поставки. Рассчитываем на урегулирование данного вопроса путем переговоров и возмещения убытков, возникших в связи с допущенными нарушениями со стороны ООО «Лина» в соответствии с п.10 Договора №21 от 12.01.2018г.

Приложения:

  • Заявка на закупку № 245 от 02.11.2018г.
  • Фотографии полученного товара на 10 л. в 1 экз.
  • Копия оплаченного счета №278 от 04.11.2018г. с отметкой банка об исполнении на 1л. в 1 экз.
  • Претензия №12 от 25.11.2018г.на 1 л. в 2 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Багратион» Кулицкий Кулицкий А.А.

Исполнитель: юрисконсульт Багров Т.С. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов, которого вы можете использовать при необходимости составления такого сообщения, — обязательный документ, оформляемый при отправке акта сверки на подпись клиентам организации.

При подготовке текста не забудьте перечислить все приложения, направляемые вместе с актом.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Курс» 100210, г. Москва, ул. Стромынка, д.№12, офис 13 ИНН 7711134114, КПП 7711111183, ОГРН 50712252431212 Исх. №143 от 28.09.2018г. ООО «Шаг» 111000, г.

Москва, ул. Карбышева, д.40, офис 101 Главному бухгалтеру О подписании акта сверки Высылаем в адрес вашей организации акт сверки за период с 01.05.2018г.

по 15.09.2018г. и прилагаем копии актов выполненных работ и счетов-фактур за данный период.

Просим оформить акт и направить наш экземпляр в течение 7-ми рабочих дней. Приложения:

  • Копии актов выполненных работ за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г на 8 л. в 1 экз.
  • Акт сверки взаиморасчетов за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Копии счетов-фактур за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г на 8 л. в 1 экз.

С уважением, Главный бухгалтер ООО «Курс» Ильинская Ильинская И.М. Исполнитель: Бухгалтер Торопова А.С.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике .

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Любая судебная тяжба – не самое приятное занятие. Но если все же приходится принимать участие в таких процессах, то, в первую очередь, потребуется внимательно отношение к документам, фигурирующим в деле. Сопроводительное письмо к документам в суд – можно применить как ориентировочный вариант для составления своего письма.

Стоит помнить, что наполнение такого сообщения всегда будет зависеть от конкретного дела, в отношении которого передаются документы. И, безусловно, для формирования сообщения лучше привлечь юристов, компетентных в подготовке таких документов. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Ранг» 107128, г.

Москва, ул. Каланчёвская, д.№56, офис 34 ИНН 7711111116, КПП 7711343656, ОГРН 5071224111211 Исх.

№28 от 02.11.2018г. Басманный районный суд г. на № от Москвы 107078, г. Москва, ул. Каланчевская, д. 11 Истец: ООО «Ранг» О приобщении документов к делу Во исполнение определения Басманного районного суда г.

Москвы по оставлению искового заявления №167 от 01.08.2018г. без движения, предоставляем уточненное исковое заявление.

Просим принять исправленный текст искового заявления о взыскании задолженности за оказанные услуги с ООО «Путь». Приложения:

  • Копия Договора №23 от 11.01.2017г. на 10 л. в 2 экз.
  • Копия акта выполненных работ от 12.12.2017г. на 1 л. в 2 экз.
  • Исковое заявление о взыскании задолженности с ООО «Путь»на 2 л. в 3 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Рант» Комаров Комаров А.А.

Запись опубликована автором в рубрике .

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Отправка документов – частая необходимость.

Компании направляют друг другу не только коммерческие предложения, договоры, акты.

Это могут быть любые материалы, касающиеся рекламных акций, презентаций и деловых встреч, обязательные формы для допуска на территорию персонала компаний — исполнителей каких-либо услуг.

Предлагаемый сопроводительного письма о передаче документов поможет вам составить свой вариант сообщения.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Райт» 150110, г. Москва, ул. Грина, д.№12, офис 15 ИНН 7711111116, КПП 7711343656, ОГРН 5071224111211 Исх. №32 от 02.09.2018г. ООО «Телекс» на № от 111000, г.

Москва, ул. Селезневская, д.31, офис 11 Генеральному директору Савицкой И.А. О предоставлении документов Уважаемая Ираида Андреевна! В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам пакет документов, которые необходимо подписать, чтобы наши сотрудники могли выйти для выполнения монтажных работ на территорию Вашей организации.

Просим после оформления с Вашей стороны направить экземпляры нашей компании в течение 4-х рабочих дней, чтобы монтажные работы были нами начаты в оговоренные сроки. Приложения № 1 и 2 должны остаться у Вас, их отправлять обратно не нужно.

Приложения:

  • Заполненная форма для оформления пропусков на территорию ООО «Телекс» на 1 л. в 1 экз.
  • Список сотрудников ООО «Райт».на 1 л. в 1 экз.
  • Пропуска для сотрудников на 8 л. в 1 экз.
  • Доп. соглашение к Договору № 24 от 28.08.2018г. на 1 л. в 2 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Райт» Комаров Комаров А.А.

Исполнитель: Секретарь приемной КалининаЕ.Ф. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 В процессе согласования условий договора достаточно часто возникают ситуации, когда компании не могут сразу договориться по целому ряду пунктов.

В этих ситуациях потребуется составить протокол разногласий, в котором будут перечислены все разделы договора и формулировки, с которыми не согласна какая-либо из сторон. Для того чтобы направить документ, необходимо приложить сопроводительное письмо к протоколу разногласий, которого вы можете использовать при подготовке своего варианта.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Анонс» 115419, г. Москва, ул. Донская, д.№1, офис 143 ИНН 7711133115, КПП 7711444132, ОГРН 5071225551211 Исх. №18 от 22.07.2018г. ООО «Квадрат» на № от 111052, г.

Москва, ул. Плещеева, д.32, офис 23 В юридический отдел О передаче Протокола разногласий к Договору Высылаем Протокол разногласий к проекту договора №23 от 15.07.2018г.

Большая часть вопросов касается п.3, 6, и 8. Также в документе содержатся предложения по изменению формулировок.

Готовы продолжить диалог в части корректировки указанных пунктов, для того чтобы ускорить подписание договора. В случае согласия с предлагаемыми формулировками, ждем от Вас подписанного протокола разногласий в течение 5-ти рабочих дней, чтобы начать подписание Договора. Приложения:

  • Проект Договора №23 от 15.07.2018г. на 5 л. в 1 экз.
  • Протокол разногласий к проекту Договора №23 от 15.07.2018г. на 2 л. в 2 экз.

С уважением, Руководитель юридического департамента ООО «Квадрат» Крутов Крутов С.С.

Исполнитель: Юрисконсульт Шувалова М.А. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике .

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 В период действия договора с контрагентом, может возникнуть необходимость оформить дополнительное соглашение, в котором могут уточняться условия сотрудничества, поставки, отгрузки, добавляться дополнительные виды работ, не указанные в основном тексте документа.

Для подписания необходимо составить к дополнительному соглашению и направить его вместе с документом. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Авангард» 111130, г.

Москва, ул. Пушкина, д.№1, офис 143 ИНН 7711111115, КПП 7711444112, ОГРН 5071224441211 Исх. №22 от 02.03.2018г. ООО «Модуль» на № от 111000, г.

Москва, ул. Грибоедова, д.40, офис 230 Коммерческому директору Степанченко И.А. Об оформлении дополнительного соглашения к договору Уважаемый Игорь Андреевич! Высылаем Вам дополнительное соглашение к договору № 11 от 12.01.2018г., завизированное с нашей стороны.

Просим направить подписанный экземпляр нашей компании на юридический адрес в течение 5-ти рабочих дней с момента получения данного отправления. Приложения:

  • Дополнительное соглашение к Договору № 11 от 12.01.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Копия Договора № 11 от 12.01.2018г. на 4 л. в 1 экз.

С уважением, Коммерческий директор ООО «Авангард» Кутепов И.В. Кутепов И.В. Исполнитель: Секретарь коммерческого отдела Казакова А.П.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике .

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Акт сверки – документ, обязательный первичный документ бухгалтерского учета, составляемый с каждым контрагентом.

Поскольку он оформляется и покупателем и поставщиком, потребуется получение оригиналов, которые будут находиться у обеих компаний. При отправке экземпляров для заполнения, потребуется составить к акту сверки, образец которого поможет составить данное сообщение. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Круг» 129090, г.

Москва, ул. Гиляровского, д.№10, офис 43 ИНН 7711111114, КПП 771113412, ОГРН 5071223331211 Исх. №111 от 20.09.2018г. ООО «Шанс» на № от 108803, г.

Москва, ул. Ясеневая, д.20, офис 10 Главному бухгалтеру Оформление акта сверки Высылаем в адрес вашей организации акт сверки за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. Просим оформить документ со своей стороны и направить экземпляр ООО «Кпуг» в течение 5-ти рабочих дней.

Приложения:

  • Копии актов выполненных работ за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. на 6 л. в 1 экз.
  • Акт сверки за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Копии счетов-фактур за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. на 6 л. в 1 экз.

С уважением, Главный бухгалтер ООО «Круг» Свердлова Свердлова И.И.

Исполнитель: Секретарь общего отдела Светличная П.А. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Найти: . .

Сопроводительное письмо к документам

11303 В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам.

Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам.

Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Бланк и образец
  3. Проверено экспертом
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  1. к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
  2. к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  3. к коммерческому предложению;
  4. к договору на подпись контрагентам;
  5. к декларациям в ФНС, ФСС;

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма.

Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается.

Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания. Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь.

При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов.

Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент. При подписании письма нужно помнить об этике делового общения.

Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному.

Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура письма стандартная.

Документ должен иметь шапку и основную часть.

В шапке необходимо указать адресата:

  1. наименование компании или ведомства;
  2. адрес компании или ведомства.
  3. должность получателя и его ФИО;

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д. Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют.

Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д.

Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д. После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать.

Это может выглядеть так:

  1. «Просим информировать установленным порядком»;
  2. «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  3. «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета.

Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например:

«Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта»

.

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  1. отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
  2. отмечают количество экземпляров документа;
  3. название документа нужно писать полное;

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

  • Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  • Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
  • Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  • Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад» Юр.

адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000 ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667 Генеральному директору ООО «Север» Алексееву Петру Петровичу 610000, г.

Киров, ул. Партизанская, д. 5А тел. 89012345678 Исх. №112 12.12.2019 г.

Сопроводительное письмо Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+