Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Сопроводительное письмо к закрывающим документам образец

Сопроводительное письмо к закрывающим документам образец

Сопроводительное письмо к закрывающим документам образец

Сопроводительное письмо к документам

11142 В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам.

Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Проверено экспертом
  3. Онлайн просмотр
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  1. к коммерческому предложению;
  2. к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
  3. к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  4. к договору на подпись контрагентам;
  5. к декларациям в ФНС, ФСС;

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер.

Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам.

Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д. Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть.
В шапке необходимо указать адресата:

  1. адрес компании или ведомства.
  2. должность получателя и его ФИО;
  3. наименование компании или ведомства;

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки.

Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо». После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д. Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные. Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!».

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!».

Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д.

Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д. После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  1. «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  2. «Просим информировать установленным порядком»;
  3. «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней.

Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу.

Для этого нужно указать причину, например:

«Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта»

.

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  1. отмечают количество экземпляров документа;
  2. отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
  3. название документа нужно писать полное;

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

  • Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
  • Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  • Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  • Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад» Юр.

адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д.

97, тел. 89000000000 ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667 Генеральному директору ООО «Север» Алексееву Петру Петровичу 610000, г.

Киров, ул. Партизанская, д. 5А тел. 89012345678 Исх. №112 12.12.2019 г. Сопроводительное письмо Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма. Приложения:

  • Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  • Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.
  • Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.

Итого: 4 экз.

на 9 л. С уважением, генеральный директор ООО «Запад» Санников Тимур Тимурович

Рубрики

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма – это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах.

Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя?

Сопроводительное письмо: • имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя; • содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен; • подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ. Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма.

Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах: • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива); • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; • Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).

■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты. К обязательным реквизитам бланка относятся: • ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП; • наименование организации; • справочные данные об организации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.

Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см.

Пример 3). ■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов.

Важнейшая часть информации содержится в описании приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности. Элементарный. Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так: или Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы.

С обоснованием. Если направление пакета документов, прилагаемого к письму, предписывается нормативным правовым актом или соглашением между организациями, то текст сопроводительного письма начинается со слов «Во исполнение…» или другой формулировки, содержащей ссылку на норматив: или С указанием.

Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами: или Таким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части: • сообщение о направлении документов (обязательная); • инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).

Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами: или Таким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части: • сообщение о направлении документов (обязательная); • инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).

■ Отметка о наличии приложения.

Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п.

3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см.

Примеры 1–3). Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.

Случай первый – простой. Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать только количество листов и экземпляров этого документа, например: Случай второй – сложный.

Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным.

В тексте письма прилагаемые документы не называются, например: Случай третий – полиграфический. При направлении каталога, бренд-бука, методического пособия, изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного документа, количество его листов не указывается: Случай четвертый – электронный.

Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей.

При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена.

Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа.

Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема. Не нужно забывать и об указании вида носителя, например: Случай пятый – сочетанный.

Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными.

Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые – еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так: или Случай шестой – описательный.

Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами.

Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…».

Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так: ■ Прочие реквизиты Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива. К обязательным реквизитам относятся: • дата документа; • регистрационный номер документа; • адресат; • заголовок к тексту; • подпись; • отметка об исполнителе. Факультативными реквизитами в данном случае являются: • ссылка на регистрационный номер и дату документа, если письмо готовится в ответ на запрос; • визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.

Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов. 1. Исполнитель (автор) после написания проекта сопроводительного письма при необходимости согласует его у компетентных должностных лиц. 2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.

3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта. 4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.

5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры – убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».

6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее). 7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу – вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет.

Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.

8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.

9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю. 10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам.

В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает.

Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело. 11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.

Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см.

Пример 4), а письмо возвращается отправителю.

Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними. Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень 2010): • переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л.

ЭПК (ст. 32 Перечня 2010); • переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010); • переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010); • переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л.

ЭПК (ст. 35 Перечня 2010). Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.

1. Основная цель сопроводительного письма – подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату.

2. Сопроводительное письмо оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения». 3. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт.

4. Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации.

5. Сопроводительное письмо и доставленные с ним документы хранятся отдельно друг от друга в течение установленных для них сроков.

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 к договору, образец которого Вы можете использовать в качестве примера при подготовке своего варианта, должно содержать информацию о том, какие действия с документами должен выполнить получатель: изучить, согласовать изменения или подписать.

Пишите текст сообщения конкретно и однозначными формулировками так, чтобы должностному лицу были понятны все действия в отношении направляемого документа и не возникало необходимости задавать дополнительных вопросы. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт» 115162, г. Москва, ул. Шаболовка, д.№11, офис 12 ИНН 771111122, КПП 77114115122, ОГРН 5071115541317 Исх.
Москва, ул. Шаболовка, д.№11, офис 12 ИНН 771111122, КПП 77114115122, ОГРН 5071115541317 Исх. №12 от 12.04.2018г. Филиал 1 ООО «Стандарт» на № от 305023, г.

Курск, ул. 1-ая Прогонная, д.

11, офис 5 Генеральному директору Рокотову Н.С. О дальнейших действиях в отношении договора Отправляем Вам для инициации процедуры подписания экземпляры Договора № 45 от 19.09.2018г.

с компанией «Телестайл». Юридический департамент проверил договор на соответствие требованиям, текст согласован, можете подписывать.

После получения оригиналов, необходимо направить копию подписанного договора в юридический департамент Управляющей компании в течение 3-х дней после подписания. Приложения:

  • Лист согласования с руководителями подразделений Управляющей компании.
  • Приложение №1 к Договору № 45 от 19.09.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Договор № 45 от 19.09.2018г. на 4 л. в 1 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Стандарт» Усенко Усенко А.Ф. Исполнитель: Секретарь приемной Макарова А.Д.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 После завершения переговоров о заключении договора между компаниями, подтверждения обеими сторонами согласия с условиями и формулировками документа, наступает этап его подписания и обмена экземплярами.

Перед отправкой подготовьте к договору на подпись и приложите к нему все необходимые документы. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Крисп» 153110, г. Москва, ул. Автозаводская, д.№11, офис 12 ИНН 7711111111, КПП 7711455111, ОГРН 5071114441313 Исх.

№12 от 12.04.2018г. ООО «Старт» на № от 150120, г. Москва, ул. Айвазовского, д.12, офис 2 Генеральному директору Крутикову А.М. О подписании договора Уважаемый Андрей Матвеевич!

Высылаем Вам для подписания экземпляры Договора № 25 от 11.04.2018г. и приложение к нему. Все разногласия урегулированы, юрисконсульты обеих компаний подтвердили отсутствие замечаний к тексту документа. Просим направить наш экземпляр Договора и приложения с Вашей подписью и печатью в течение 5-ти рабочих дней.

Приложения:

  • Приложение №1 к Договору № 25 от 11.04.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Договор № 25 от 11.04.2018г на 5 л. в 2 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Крисп» Афанасьев Афанасьев П.П. Исполнитель: Секретарь приемной Ильиных М.С.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Передавая данные по СОУТ в Государственную инспекцию по труду, необходимо направить сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, которого вы можете взять за основу при подготовке письма.

При определении перечня передаваемого пакета документов, необходимо уточнить все данные в юридическом департаменте организации, чтобы пакет документации полностью соответствовал требованиям, действующим на момент отправки письма. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Класс» 110110, г. Москва, Сигнальный проезд, д.№81, офис 28 ИНН 7711111312, КПП 771111216, ОГРН 5071222221714 Исх.

№43 от 15.06.2018г. ГИТ по г.

Москва на № от 115582, Москва, ул. Домодедовская, д. 24, корп. 3 О предоставлении декларации СОУТ В соответствии с ФЗ-136 от 1 мая 2016 и Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 7 февраля 2014 г. N 80н предоставляем Декларацию и сведения о результатах проведения СОУТ в ООО «Класс».

Приложения:

  • Заверенная копия заключения эксперта по результатам СОУТна 2 л. в 2 экз.
  • Копия сводной ведомости результатов проведения СОУТ на 2л. 1 экз.
  • Заверенная копия титульного листа отчета о проведении СОУТ на 1л. в 1 экз;
  • Декларация соответствий условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда на 6 л. в 2 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Класс» Жирнов Жирнов Р.С. Исполнитель: инженер по охране труда Летунов А.З. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике .

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Покупая товар или заказывая выполнение каких-либо услуг, ни одна компания не застрахована от того, что могут быть нарушены сроки поставки или выполненные работы будут некачественными. И если стороны не могут разрешить возникшие разногласия устно, то потребуется оформление рекламации и направление ее в адрес стороны, допустившей некачественное обслуживание.

Для начала процесса урегулирования потребуется направить пакет документов, составив к претензии, образец которого вы можете использовать в качестве примера. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Багратион» 100200, г.

Москва, ул. Калужская, д.№101, офис 19 ИНН 7711144111, КПП 771122216, ОГРН 50712267243122 Исх.

№134 от 26.11.2018г. ООО «Лина» 110100, г.

Москва, ул. Гагарина, д.2, офис 14 Генеральному директору Кондратьеву И.К. Претензия к выполнению условий поставки В связи внарушением ООО «Лина» правил и сроков поставки продукции в адрес ООО «Багратион», направляем в Ваш адрес претензию по выполнению заявки на закупку № 245 от 02.11.2018г. По существу претензии так же направляем фотографии упаковки продукции, не соответствующей правилам поставки.

Рассчитываем на урегулирование данного вопроса путем переговоров и возмещения убытков, возникших в связи с допущенными нарушениями со стороны ООО «Лина» в соответствии с п.10 Договора №21 от 12.01.2018г. Приложения:

  • Копия оплаченного счета №278 от 04.11.2018г. с отметкой банка об исполнении на 1л. в 1 экз.
  • Заявка на закупку № 245 от 02.11.2018г.
  • Претензия №12 от 25.11.2018г.на 1 л. в 2 экз.
  • Фотографии полученного товара на 10 л. в 1 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Багратион» Кулицкий Кулицкий А.А. Исполнитель: юрисконсульт Багров Т.С.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике .

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов, которого вы можете использовать при необходимости составления такого сообщения, — обязательный документ, оформляемый при отправке акта сверки на подпись клиентам организации. При подготовке текста не забудьте перечислить все приложения, направляемые вместе с актом. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Курс» 100210, г.

Москва, ул. Стромынка, д.№12, офис 13 ИНН 7711134114, КПП 7711111183, ОГРН 50712252431212 Исх. №143 от 28.09.2018г. ООО «Шаг» 111000, г.

Москва, ул. Карбышева, д.40, офис 101 Главному бухгалтеру О подписании акта сверки Высылаем в адрес вашей организации акт сверки за период с 01.05.2018г.

по 15.09.2018г. и прилагаем копии актов выполненных работ и счетов-фактур за данный период. Просим оформить акт и направить наш экземпляр в течение 7-ми рабочих дней.

Приложения:

  • Акт сверки взаиморасчетов за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Копии актов выполненных работ за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г на 8 л. в 1 экз.
  • Копии счетов-фактур за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г на 8 л. в 1 экз.

С уважением, Главный бухгалтер ООО «Курс» Ильинская Ильинская И.М. Исполнитель: Бухгалтер Торопова А.С.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Любая судебная тяжба – не самое приятное занятие.

Но если все же приходится принимать участие в таких процессах, то, в первую очередь, потребуется внимательно отношение к документам, фигурирующим в деле. Сопроводительное письмо к документам в суд – можно применить как ориентировочный вариант для составления своего письма.

Стоит помнить, что наполнение такого сообщения всегда будет зависеть от конкретного дела, в отношении которого передаются документы.

И, безусловно, для формирования сообщения лучше привлечь юристов, компетентных в подготовке таких документов. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Ранг» 107128, г. Москва, ул. Каланчёвская, д.№56, офис 34 ИНН 7711111116, КПП 7711343656, ОГРН 5071224111211 Исх.

№28 от 02.11.2018г. Басманный районный суд г.

на № от Москвы 107078, г. Москва, ул.

Каланчевская, д. 11 Истец: ООО «Ранг» О приобщении документов к делу Во исполнение определения Басманного районного суда г. Москвы по оставлению искового заявления №167 от 01.08.2018г.

без движения, предоставляем уточненное исковое заявление. Просим принять исправленный текст искового заявления о взыскании задолженности за оказанные услуги с ООО «Путь».

Приложения:

  • Исковое заявление о взыскании задолженности с ООО «Путь»на 2 л. в 3 экз.
  • Копия Договора №23 от 11.01.2017г. на 10 л. в 2 экз.
  • Копия акта выполненных работ от 12.12.2017г. на 1 л. в 2 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Рант» Комаров Комаров А.А. Запись опубликована автором в рубрике .

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Отправка документов – частая необходимость. Компании направляют друг другу не только коммерческие предложения, договоры, акты.

Это могут быть любые материалы, касающиеся рекламных акций, презентаций и деловых встреч, обязательные формы для допуска на территорию персонала компаний — исполнителей каких-либо услуг. Предлагаемый сопроводительного письма о передаче документов поможет вам составить свой вариант сообщения. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Райт» 150110, г.

Москва, ул. Грина, д.№12, офис 15 ИНН 7711111116, КПП 7711343656, ОГРН 5071224111211 Исх. №32 от 02.09.2018г. ООО «Телекс» на № от 111000, г. Москва, ул. Селезневская, д.31, офис 11 Генеральному директору Савицкой И.А.

О предоставлении документов Уважаемая Ираида Андреевна! В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам пакет документов, которые необходимо подписать, чтобы наши сотрудники могли выйти для выполнения монтажных работ на территорию Вашей организации. Просим после оформления с Вашей стороны направить экземпляры нашей компании в течение 4-х рабочих дней, чтобы монтажные работы были нами начаты в оговоренные сроки.

Приложения № 1 и 2 должны остаться у Вас, их отправлять обратно не нужно. Приложения:

  • Доп. соглашение к Договору № 24 от 28.08.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Заполненная форма для оформления пропусков на территорию ООО «Телекс» на 1 л. в 1 экз.
  • Пропуска для сотрудников на 8 л. в 1 экз.
  • Список сотрудников ООО «Райт».на 1 л. в 1 экз.

С уважением, Генеральный директор ООО «Райт» Комаров Комаров А.А. Исполнитель: Секретарь приемной КалининаЕ.Ф.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 В процессе согласования условий договора достаточно часто возникают ситуации, когда компании не могут сразу договориться по целому ряду пунктов. В этих ситуациях потребуется составить протокол разногласий, в котором будут перечислены все разделы договора и формулировки, с которыми не согласна какая-либо из сторон.

Для того чтобы направить документ, необходимо приложить сопроводительное письмо к протоколу разногласий, которого вы можете использовать при подготовке своего варианта. Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Анонс» 115419, г.

Москва, ул. Донская, д.№1, офис 143 ИНН 7711133115, КПП 7711444132, ОГРН 5071225551211 Исх. №18 от 22.07.2018г. ООО «Квадрат» на № от 111052, г. Москва, ул. Плещеева, д.32, офис 23 В юридический отдел О передаче Протокола разногласий к Договору Высылаем Протокол разногласий к проекту договора №23 от 15.07.2018г.

Большая часть вопросов касается п.3, 6, и 8.

Также в документе содержатся предложения по изменению формулировок. Готовы продолжить диалог в части корректировки указанных пунктов, для того чтобы ускорить подписание договора.

В случае согласия с предлагаемыми формулировками, ждем от Вас подписанного протокола разногласий в течение 5-ти рабочих дней, чтобы начать подписание Договора. Приложения:

  • Протокол разногласий к проекту Договора №23 от 15.07.2018г. на 2 л. в 2 экз.
  • Проект Договора №23 от 15.07.2018г. на 5 л. в 1 экз.

С уважением, Руководитель юридического департамента ООО «Квадрат» Крутов Крутов С.С.

Исполнитель: Юрисконсульт Шувалова М.А.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике . Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 В период действия договора с контрагентом, может возникнуть необходимость оформить дополнительное соглашение, в котором могут уточняться условия сотрудничества, поставки, отгрузки, добавляться дополнительные виды работ, не указанные в основном тексте документа.

Для подписания необходимо составить к дополнительному соглашению и направить его вместе с документом.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Авангард» 111130, г. Москва, ул. Пушкина, д.№1, офис 143 ИНН 7711111115, КПП 7711444112, ОГРН 5071224441211 Исх.

№22 от 02.03.2018г. ООО «Модуль» на № от 111000, г. Москва, ул. Грибоедова, д.40, офис 230 Коммерческому директору Степанченко И.А.

Об оформлении дополнительного соглашения к договору Уважаемый Игорь Андреевич! Высылаем Вам дополнительное соглашение к договору № 11 от 12.01.2018г., завизированное с нашей стороны. Просим направить подписанный экземпляр нашей компании на юридический адрес в течение 5-ти рабочих дней с момента получения данного отправления.

Приложения:

  • Дополнительное соглашение к Договору № 11 от 12.01.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Копия Договора № 11 от 12.01.2018г. на 4 л. в 1 экз.

С уважением, Коммерческий директор ООО «Авангард» Кутепов И.В. Кутепов И.В. Исполнитель: Секретарь коммерческого отдела Казакова А.П. 8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике .

Автор статьиСпециалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.Написано статей24 Акт сверки – документ, обязательный первичный документ бухгалтерского учета, составляемый с каждым контрагентом. Поскольку он оформляется и покупателем и поставщиком, потребуется получение оригиналов, которые будут находиться у обеих компаний. При отправке экземпляров для заполнения, потребуется составить к акту сверки, образец которого поможет составить данное сообщение.

Пример, лист А4 Общество с ограниченной ответственностью «Круг» 129090, г. Москва, ул. Гиляровского, д.№10, офис 43 ИНН 7711111114, КПП 771113412, ОГРН 5071223331211 Исх.

№111 от 20.09.2018г. ООО «Шанс» на № от 108803, г. Москва, ул. Ясеневая, д.20, офис 10 Главному бухгалтеру Оформление акта сверки Высылаем в адрес вашей организации акт сверки за период с 01.04.2018г.

по 31.08.2018г. Просим оформить документ со своей стороны и направить экземпляр ООО «Кпуг» в течение 5-ти рабочих дней.

Приложения:

  • Копии счетов-фактур за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. на 6 л. в 1 экз.
  • Акт сверки за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. на 1 л. в 2 экз.
  • Копии актов выполненных работ за период с 01.04.2018г. по 31.08.2018г. на 6 л. в 1 экз.

С уважением, Главный бухгалтер ООО «Круг» Свердлова Свердлова И.И.

Исполнитель: Секретарь общего отдела Светличная П.А.

8(495) ххх-хх-хх e-mail: Запись опубликована автором в рубрике .

Найти: . .

Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

ОбразцыАвтор:Полина Гольцова Сопроводительное письмо о направлении документов — это обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг.

В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей.

Скачать бланк сопровода Скачать образец сопроводительного письма с приложением документов в Word Скачать образец сопроводительного листа при возврате подписанной документации Скачать образец формы сопроводительного письма к документам Скачать образец сопроводительного письма с описью документов Скачать образец сопроводительной записки к документам на подпись Скачать образец сопроводительного письма к исполнительной документации Скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 Цели и задачи сопровода Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

  1. описываются передаваемые бумаги;
  2. в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
  3. страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
  4. соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

  1. при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
  2. при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.
  3. при ответе на запрос коммерческого предложения;

Структура сопроводительного письма С 01.07.2018, когда оформляете сопровод, следуйте общим требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016, где описано, как написать образец сопроводительного письма к документам. Его оформляют как на фирменном бланке, так и на чистом листе, желательно в печатном, а не рукописном виде. Структура состоит из частей:

  1. опись передаваемых бумаг;
  2. заключительная часть;
  3. информация об исполнителе.
  4. должность и Ф.И.О. подписанта и сама подпись;
  5. реквизиты послания: дата и исходящий номер;
  6. реквизиты отправителя. Если послание исполнено на бланке, вписывать их повторно не нужно, но если использован чистый лист, данные необходимо внести;
  7. данные адресата;
  8. обращение и вводная часть;

По желанию отправителя послание скрепляется печатью организации.

Она не является обязательным требованием. Содержание Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как составить образец сопроводительного письма к документам: Шаг 1.

Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.

Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…». Затем следует имя и отчество адресата.

Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц: «Направляем Вам…» либо, если бумаги направляются в ответ на предшествующий запрос от адресата, указать реквизиты этого обращения: «В ответ на Ваш запрос от ______ № _____ (вх. № ______)». Шаг 4. Составить опись.

В ней указываем:

  1. количество листов;
  2. допускается указать форму: оригинал, копия, нотариальная копия — при необходимости.
  3. номер бумаги по порядку в перечне;
  4. количество экземпляров;
  5. ее наименование и реквизиты;

Шаг 5. Составить заключительную часть.

В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

  1. рассмотреть в установленном порядке.
  2. подписать и возвратить отправителю;
  3. приобщить к материалам дела;

Шаг 6.

Указать подписанта и подписать послание.

Исполнитель указывается внизу листа. Помимо Ф.И.О., необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями. Пример сопроводительного письма к документам ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» ИНН 1234567890 КПП 121001001 000000, Россия, г.

Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д.

1; тел. (812) 123-45-67 Генеральному директору ООО «Идеальный контрагент» Петрову П.П. № 124 от 28 октября 2021 г. Уважаемый Петр Петрович!

В ответ на Ваше письмо от 24.10.2021 № 987 (Вх. № 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны. Приложение:

  • Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2021 в 1 экз. на 7 листах.
  • Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2021 в 1 экз. на 2 листах.

ИТОГО: 2 экз.

на 9 листах. Директор ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

Исп. Сидорова С.С. (812) 111 22 33 0 Поделиться: Предыдущая записьИнструкция по составлению отчета о закупках у СМП и СОНО по 44-ФЗСледующая записьЗапрос цен по 44-ФЗ: составляем и размещаем в ЕИС 12.03.2020Как оформить тендерный кредит для исполнения госконтракта 12.03.2019Банковские гарантии по 44-ФЗ: зачем, как выглядят, где получить 12.03.2019Инструкция по составлению конкурсной документации

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Петрова Наталья Юрьевна Автор PPT.RU 15 января 2021 Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними.

Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье. Единой унифицированной формы письма не существует.

Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

? Начнем с основных правил:

  1. на фирменном бланке;
  2. с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить. Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович! Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.

Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Заключение Перечень приложений.

Вежливая подпись Приложения:

  • Заказ-наряд, количество листов.
  • Договор поставки, количество листов.
  • Товарная накладная, количество листов.
  • Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя. Пример сопроводительного письма к документам Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них.

Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений.

Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию. Материалы по теме Образец сопроводительного письма о передаче документов.

Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации.

В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица.

Печать в данном случае не является обязательной. При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+