Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Журнал учета приказов по кадрам

Журнал учета приказов по кадрам

Журнал учета приказов по кадрам

Вы здесь:

Журнал регистрации приказов Документы, Кадровые02.01.2016publisher Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров.

К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”. Оглавление статьи

  1. 1 Ведение журнала регистрации
  2. 3 Ведение журнала в электронном виде
  3. 4 Образцы журналов
  4. 2 Требования к оформлению журнала

Ведение журнала регистрации Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ.

При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению. Например:

  1. “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
  2. “КМ” – приказы по командировкам работников.
  3. “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  4. “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  5. “К” – кадровые.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы.

Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя. Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется.

Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.Требования к оформлению журнала [ads-pc-2] [ads-mob-2] Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

  1. Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  2. Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  3. Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.
  4. Номер приказа и его дата издания.
  5. ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  6. Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.

Ведение журнала в электронном виде [ads-pc-4] [ads-mob-4] В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде.

Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

: Журнал, Кадровые документы Предыдущая запись Доверенность для сбербанка по форме №322 Следующая запись Книга покупок Похожие записи Структура и штатная численность организации 17.03.2016publisher Уведомление о сокращении должности 21.12.2015publisher Штатное расписание форма Т-3 05.12.2015publisher

Заполняем журнал учета кадровых приказов — образец

  1. /
  2. /

19 декабря 2018 0 Рейтинг Поделиться Журнал учета кадровых приказов — образец пригодится любой организации, в которой имеются наемные служащие. Этот документ отражает движение приказов в системе кадрового документооборота.

О том, как правильно заполнить журнал, расскажем в статье.
Кадровый документооборот имеет специфику ведения, которая заключается:

  • В длительности сроков хранения некоторых документов. Например, приказы по личному составу должны храниться 75 лет — п. 19 приказа Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558.
  • В регистрации и систематизации бумаг в соответствии с требованиями законодательства.

Как правило, каждая государственная структура утверждает типовую по делопроизводству, в которой содержатся правила ведения кадрового учета, образцы номенклатур, форм описей, иных документов (например, налоговая служба утвердила инструкцию приказом от 01.07.2014 № В организации с наемными работниками должен иметься журнал по учету кадровых приказов.

Обязанность по оформлению и последующему ведению этого документа возлагается на уполномоченного сотрудника, который отвечает не только за достоверность вносимой информации, но и за его хранение.
Как правило, данная сфера деятельности должна быть прописана в должностной инструкции служащего и доведена до его сведения.

Так как законодатель не утверждает форму журнала, в котором регистрируются кадровые приказы, то работодатель вправе самостоятельно разработать ее и закрепить в локальном акте предприятия правила заполнения документа.

Ниже мы рассмотрим общие моменты, на которые следует обратить внимание при оформлении журнала. Журнал можно приобрести в типографии или специализированных магазинах канцелярских товаров. Документ начинается с титульного листа, на котором должны быть указаны сведения об организации, наименование документа, сроки хранения, дата начала и окончания его ведения.

Документ начинается с титульного листа, на котором должны быть указаны сведения об организации, наименование документа, сроки хранения, дата начала и окончания его ведения. Подпишитесь на рассылку С условиями согласен Подписаться На следующей странице необходимо указать данные лица, ответственного за ведение журнала, документы, на основании которых ему вменяется в обязанность заполнение журнала, и его подпись. Внутри журнал представляет собой разлинованный на графы лист, включающий следующие столбцы:

  1. примечание.
  2. дата издания приказа и его номер;
  3. порядковый номер;
  4. Ф. И. О. работника, в отношении которого приказ составлен;
  5. основание для издания приказа;
  6. наименование приказа (краткое содержание документа);

Все страницы журнала должны быть пронумерованы, а сам документ — сшит и скреплен печатью организации.

Это делается во избежание потери листов журнала или их намеренной порчи с целью сокрытия информации. Скачать заполнения журнала учета кадровых приказов можно на нашем сайте. Более полную информацию по теме вы можете найти в .

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня. Рейтинг Поделиться Советуем прочитать 21 сентября 2021 0 31 августа 2021 0 20 января 2021 2 Новости раздела 20 марта 2021 0 11 февраля 2021 0 07 марта 2021 0

Образцы «горячих» журналов кадровика

12 маяВ данной статье рассмотрим журналы, которыми кадровик пользуется чаще всего. Обычно кадровые работники заводят разные журналы для регистрации приказов разных видов или групп.

В одном журнале могут регистрировать приказы по личному составу, в другом — по основной деятельности. Нередко кадровые работники заводят отдельный журнал для регистрации приказов о приеме на работу, отдельный журнал – для регистрации приказов по отпускам, отдельный журнал – для регистрации приказов об увольнении и т.д.В моей статье представлен вариант журнала, который Вы сможете использовать для регистрации приказов любой из названных групп.Форма журнала.

Титульная страница журнала для регистрации приказов выглядит следующим образом: Таким образом, на титульной странице журнала можно самостоятельно заполнить графу «вид/группа приказов» — указать, какие приказы регистрируются в этом журнале.Форма журнала имеет все основные традиционные в кадровой практике графы, а также дополнительно пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.Утвержденной законом формы журнала регистрации (учета) приказов не существует. Поэтому при необходимости работодатели могут добавлять какие-то дополнительные графы, помимо общепринятых, например,

«ФИО и должность работника, в отношении которого издан приказ»

, «табельный номер работника», «кем подписан приказ», «основания приказа», «исполнитель», «куда передан приказ», «отметка об исполнении и направлении в дело», «должность и ФИО лица, внесшего запись» и др. Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение.

Дополняйте журнал лишь теми графами, которые действительно Вам нужны. Также в журнале есть раздел «Работники, ответственные за ведение журнала» Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.Унифицированной формы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал.

У разных работодателей состав граф может отличаться. Предлагаю образец журнала с традиционными для кадровой практики графами.Титульная страница журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами выглядит следующим образом: 2 и 3 страницы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами (разворот):РАБОТНИКИ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА Далее следует форма самого журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами.На левой стороне разворота журнала: На правой стороне разворота журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами: В графы (5-10) вписываются наименования локальных нормативных актов, с которыми необходимо ознакомить работника. Также указывают дату утверждения локального нормативного акта и его номер (при наличии).

Работник должен будет поставить свою подпись и дату ознакомления в той графе, где указан локальный нормативный акт, с которым его ознакомили.Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами рассчитан на ознакомление работников с 6 локальными нормативными актами. Если Вам требуется ознакомить работников с большим количеством локальных нормативных актов, то предлагаю 2 варианта:1) сделать еще один журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами;2) поделить один журнал на две части.

В первой половине журнала знакомить работников с одними локальными нормативными актами, во второй половине – с другими.Журнал регистрации листков нетрудоспособности Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации листков нетрудоспособности выглядит следующим образом: 2 и 3 страницы журнала регистрации листков нетрудоспособности (разворот): Форма журналаУтвержденной законом формы журнала регистрации листков нетрудоспособности нет.

Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф разный.

Кто-то вносит в журнал максимум информации о листке нетрудоспособности, кто-то не любит загромождать журнал лишними сведениями и вносит только сведения, необходимые для табелирования и расчета оплаты работнику.Настоящий журнал содержит все основные традиционные в кадровой практике графы, а именно:

  1. номер и дата выдачи листка нетрудоспособности медицинской организацией,
  2. № п/п,
  3. дата сдачи работником листка нетрудоспособности работодателю,
  4. количество дней нетрудоспособности,
  5. также дополнительно в журнале имеется две пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.
  6. фамилия, имя, отчество работника,
  7. должность (профессия, специальность) работника, вид работы,
  8. наименование медицинской организации, выдавшей листок нетрудоспособности,
  9. период освобождения от работы (с какого по какое число),
  10. структурное подразделение,

Какие еще графы можно сделать в журнала регистрации листков нетрудоспособности?

Кто-то указывает табельный номер работника, кто-то – вид нетрудоспособности, кто-то — куда передан листок нетрудоспособности. Как правило, листки нетрудоспособности работников передаются в бухгалтерию, поэтому многие кадровые специалисты предпочитают вводить графу: «Подпись работника бухгалтерии в получении листка, дата получения».

Как правило, листки нетрудоспособности работников передаются в бухгалтерию, поэтому многие кадровые специалисты предпочитают вводить графу:

«Подпись работника бухгалтерии в получении листка, дата получения»

. В этой же графе некоторые предусматривают указание фамилии и инициалов работника бухгалтерии.

Нередко можно встретить и графу «Примечание». Определитесь, какие графы, помимо традиционных предложенных, Вам еще необходимы в журнале и заполните две оставшиеся пустые графы по своему усмотрению, в соответствии с требованиями Вашего работодателя.Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение.

Дополняйте журнала регистрации листков нетрудоспособности лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.Журнал учета прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации.На левой стороне разворота журнала: На правой стороне разворота журнала: Журнал регистрации трудовых договоров.

2 и 3 страницы журнала (разворот):Работники, ответственные за ведение журнала регистрации трудовых договоров Далее следует форма самого журнала регистрации трудовых договоров.На левой стороне разворота журнала: На правой стороне разворота журнала:

Как оформить журнал регистрации приказов. Образец книги приказов. Правила и образец заполнения журнала

» 2ann.ruЮридические ответы на жилищные вопросыНужна бесплатная консультация юриста?Москва и московская область8(499)110-74-89Главная › ДокументыВсе приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения.

Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.Мнение экспертаОзерова МаринаЮрист, специализация наследственные, семейные, жилищные деламСоветуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

  • Способы ведения и ответственный
  • Как выглядит журнал для регистрации
      Поделиться ссылкой:
  • С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет.

    Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.

    Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

    1. дату и причину прекращения трудовых отношений.
    2. когда человек был принят на работу;
    3. привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
    4. переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;

    Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом).

    То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

    1. награждении;
    2. совмещении сотрудника;
    3. изменении Ф. И. О. работника.
    4. совместительстве сотрудника;
    5. отпуске, декрете;
    6. заработной плате;
    7. о приеме сотрудника на работу;
    8. командировке;
    9. переводе сотрудника на другую должность;
    10. увольнении сотрудника;

    Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать.

    Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

    1. Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).
    2. Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
    3. Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);

    Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

    1. наличие заголовка документа;
    2. наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
    3. наличие текста приказа;
    4. наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
    5. наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
    6. наличие подписи руководителя работодателя;

    О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:

    1. касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
    2. по вопросам организации и охраны труда;
    3. журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
    4. кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
    5. и прочие.

    Журнал регистрации распоряжений образец:

    Как правило, ведут учет в письменном виде, но допускается и электронная форма документа.Покажем, как может выглядеть книга учета приказов по основной деятельности, образец:

    Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил.

    Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания.

    Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения — постановление Росархива от 06.09.2000 г. Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота.

    Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников. Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует.

    В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.Страницы имеют несколько граф для заполнения:

    1. краткое содержание распорядительного документа;
    2. могут быть и другие графы.
    3. кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
    4. дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
    5. примечание;
    6. номер по порядку очередной записи;
    7. присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
    8. подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;

    Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

    При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.№ п/пНормативный актОписание1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.2Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия.

    Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.3ГОСТ Р 6.30-2003Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгДо начала внесения записей:

    1. подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
    2. все страницы нумеруют;
    3. на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.
    4. указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
    5. книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);

    Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.Не допускается:

    1. использование различных канцелярских средств корректировки текста;
    2. подтирание ластиком;
    3. вырывание страниц.

    В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись. Если учет ведется в электронном виде, периодически информацию распечатывают, поскольку в любую компьютерную программу можно внести изменения и не составит труда поменять сведения, внесенные ранее.Распечатанные листы также пронумеровывают, прошивают, уточняют количество, ставят подписи ответственного лица и руководителя, печать.Титульный лист журнала регистрации распоряжений, образец:

    Образец последней страницы:

    Допускается прописывать имя и отчество сотрудника в сокращенном варианте в том случае, если на предприятии нет однофамильца.

    Тогда имя и отчество прописывается полностью.Нумеруют записи по очереди, но чаще всего проставляется индекс и номер приказа.https://youtu.be/KoVILXSx47gДата проставляется в привычном формате «ДД.ММ.ГГГГ»Отдельная графа «вид приказа» предназначена для уточнений по приказу: прием в штат, увольнение сотрудника, поощрения или взыскания, ухода в отпуск.

    Здесь указывают основания для вынесения приказа, например, заявление на отпуск, соглашение на дополнительную работу и т.д.Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном.

    Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль. Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту. В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

    Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом.

    Ее применение также можно прописать в учетной политике.О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.Подробнее о сроках хранения путевого листа читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу.

    Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.( 2 оценки, среднее 4 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Ваш нотариус

    Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

    Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

    1. Сервисы:

    Журнал регистрации приказов по личному составу — это обязательный документ, в который вносят информацию о каждом кадровом распоряжении.

    Вести его можно на бумаге или электронно. 16 апреля 2021 Автор: Чурсина Татьяна Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

    1. о приеме на работу;
    2. переводе на другую должность;
    3. увольнении;
    4. о командировке.
    5. об отпуске;
    6. изменении заработной платы или премировании;
    7. изменении персональных данных;

    Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет.

    Поэтому так важно вести правильный учет.

    Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

    Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации.

    Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают. Регистрация помогает решить 3 задачи:

    1. учет;
    2. возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.
    3. контроль исполнения;

    Регистрировать нужно один раз — при издании.

    Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую. Формой для регистрации может быть:

    1. журнал или книга;
    2. база данных.

    Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ.

    Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО. Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены.

    Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа.

    Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями. Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

    1. быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
    2. хранение и архивирование бумаг компании.
    3. регистрация изданных компанией кадровых документов;

    По п.

    «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие. Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

    Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать.

    В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени.

    В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

    • Краткое описание.
    • Дата издания.
    • Исполнитель.
    • Уникальный номер регистрации в программе.

    Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов.

    Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным. Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

    Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания.

    Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

    1. о ежегодных оплачиваемых отпусках;
    2. об учебных отпусках;
    3. о краткосрочных командировках по России и за рубеж.
    4. о дисциплинарных взысканиях;
    5. о дежурствах;

    Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет.

    Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Сотрудник может попросить работодателя заменить часть отпуска денежной выплатой. Разберемся, как правильно оформить такую компенсацию.

    15 января 2021 График отпусков — это обязательный документ, в котором определено, кто и когда отдыхает в течение года. Он утверждается приказом руководителя на календарный год не позднее 15 декабря. 5 ноября 2021 Приказ о предоставлении отпуска работнику — это предусмотренный трудовым законодательством документ, оформление которого дает работнику возможность реализовать право на отдых.

    30 мая 2021 Рассказываем, как грамотно разработать положение о кадровом резерве бюджетной организации: какая структура должна быть у документа, какие разделы обязательно нужно включить. Образец прилагается. 14 января 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

    Журнал регистрации приказов по личному составу

    01 Мая 2021 в 18:02 — это способ учета документов, приказов, локальных актов, в которых определены должностные и трудовые функции рядовых сотрудников.

    Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации.

    Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания.

    Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье. К документации по личному составу организации относятся нормативные акты:

    1. о предоставлении отпусков;
    2. сотрудников;
    3. ;
    4. о поощрении и т. д.
    5. о переводах;

    С целью систематизации работы с этими документами работодатель самостоятельно определяет количество и наименование регистрационных книг, журналов, которые ведутся в организации.

    Обычно их несколько, и каждая ведется в соответствии с имеющейся номенклатурой дел. Например, в каждой организации нормативные акты о приеме и увольнении персонала ведутся раздельно, а остальные документы регистрируются по усмотрению работодателя в отдельных книгах.

    Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

    1. замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;
    2. периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.
    3. работников компании, ответственных за хранение и ведение;

    Срок хранения журналов составляет 75 лет.

    Книги прошиваются, нумеруются и пломбируются. Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку.

    Обязательно ли в организации должна быть книга учета приказов, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих журналов в коммерческих организациях не существует. Однако рекомендуется вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:

    1. о поощрениях;
    2. об увольнениях.
    3. о приеме на работу;
    4. о предоставлении отпусков;

    Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают.

    У кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов. Когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее.

    Вести журнал можно как в бумажном, так и в электронном виде. Кому как удобнее, поскольку его содержание предназначено исключительно для работников отдела кадров.

    Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Право подписи на путевых листах — это полномочие должностных лиц организации, которое позволяет удостоверить содержание исходящего документа с информацией о движении транспортных средств.

    Его подписывают:

    1. механик;
    2. медработник;
    3. диспетчер.

    23 Октября 2021 в 12:22 Заявление о снятии с учета ИП по форме Р26001 — это документ, который необходим для прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя и исключения из Единого государственного реестра (ЕГРИП). Согласно ФЗ-129 он подается в налоговую по месту жительства или МФЦ. 22 Октября 2021 в 18:44 Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета.

    Обратите внимание: с 27 сентября 2021 года форма изменена! 09 Октября 2021 в 16:04 Штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД для организации — от 500 до 50 000 рублей. Сколько именно придется заплатить за неправильно или с нарушением сроков поданные в ПФР сведения зависит от количества ошибок и других факторов.

    30 Сентября 2021 в 19:11 Штатное расписание — это один из основополагающих документов организации.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +